AdvicePay is een cloudplatform dat facturerings- en betalingsoplossingen biedt die zijn ontworpen om te worden gebruikt bij financiële planning op basis van vergoedingen door individuele planners, kleine bedrijven en grote ondernemingen. Het is de eerste en enige RIA-compatibele betalingsprocessor voor financiële planners, die flexibele integratie van facturering en betalingsfuncties, gegevensbeveiliging, betalingsverwerking en meer biedt met de zekerheid dat het voldoet aan de SEC- en staatsvoorschriften.
.png)
.svg)
Online synchronization of invoices and contracts improves user experience
Sneller beheer van contracten voor gebruikers
AdvicePay is mede opgericht door de nationaal gerespecteerde financiële adviseurs Alan Moore en Michael Kitces, die al lang pleiten voor het innovatieve fee-for-servicemodel als de toekomst van financiële planning. Het creëren van een facturerings- en betalingsplatform om deze groeistrategie te ondersteunen, was voor hen en voor de hele sector een natuurlijke evolutie.
In de vroege versie van hun toepassing konden gebruikers van AdvicePay (adviseurs) alleen facturen naar klanten sturen en betalingen innen. Ze moesten andere software gebruiken voor het ondertekenen van documenten, wat betekende dat hun klanten ook meer dan één systeem moesten gebruiken om met een adviseur te werken. Dit was tijdrovend, vatbaar voor gegevensfouten die de betaling vertraagden of terugbetalingen van de klant vereisten als contract- en factuurgegevens niet overeenkwamen, en resulteerde in een omslachtige ervaring bij het onboarden van klanten.
Het bleek een natuurlijke evolutie om digitaal transactiebeheer (DTM) in het AdvicePay-platform te integreren om facturen aan contracten te koppelen. Dit was essentieel om de onboardingervaring van klanten voor individuele financiële adviseurs te stroomlijnen en om AdvicePay te ondersteunen bij het voldoen aan de behoeften van zijn snelgroeiende zakelijke klanten.
As Joe Timmer, Lead Developer, says, “We selected DocuSign for eSignatures in July 2018 to facilitate invoice and contract integration, but spent three months trying to get it launched. We wanted a single, authenticated eSignature account to be able to control security and keep the user experience within our application. Ultimately, we discovered what we considered to be a major security flaw in DocuSign’s embedded flows, which allowed our customers to see other customers’ data.
We hebben het gerapporteerd aan DocuSign Support, maar binnen een paar weken zeiden ze dat dit zo ontworpen was en dat het gedocumenteerd had moeten zijn. Daarna werd ons ondersteuningsticket afgesloten. Dit was zorgelijk omdat we veel investeerden in de technologie als een essentieel onderdeel van onze oplossing."
"We hebben ons doel bereikt om binnen één of twee klikken handtekeningen te kunnen toevoegen en we hebben een externe workflow voor onze gebruikers geëlimineerd. In plaats van twee of drie keer zo veel tijd te besteden aan het maken en afstemmen van facturen en contracten wordt dit nu allemaal automatisch geregeld. Hierdoor kunnen adviseurs contracten nu twee keer zo snel beheren."
In late October 2018 Joe’s team contacted HelloSign. Within two weeks they tested, built, and launched the API. “With HelloSign I immediately felt there was an understanding of what I was saying and what our goals were. During testing, when we engaged HelloSign Support with questions, we got feedback within an hour and it was always aligned with what we were trying to do.
Dankzij de ingebouwde ervaring van HelloSign kunnen we nu een naadloze gebruikerservaring leveren die facturen koppelt aan bijbehorende contracten. De volledige white-labelingfunctionaliteit stelt ons in staat om eigenaar te zijn van de eSignature-ervaring, deze te abstraheren van onze gebruikers en ervoor te zorgen dat ze AdvicePay nooit hoeven te verlaten om zaken te doen.
Unlike DocuSign, HelloSign gives us as many merge fields as we want and enables us to control and design and the embedded experience. Our developers can create templates with various fields like signatures, initials, textboxes, checkboxes, and HelloSign’s pre-filled fields merge that data onto the invoice and automatically sync it with the contract. This is exactly what we wanted to deliver for advisors and firms of all sizes,” adds Joe.
"Als een gebruiker een factuur aanmaakt in AdvicePay maakt onze toepassing automatisch een contract aan in HelloSign en worden het factuurbedrag en andere belangrijke gegevensvelden in het contract opgenomen, zodat de documenten 100% gesynchroniseerd zijn.
Now, users don’t touch the contract because it’s 100% controlled via the HelloSign API from data in our system. They never have to leave AdvicePay and they can manage, track, and download all their contracts from our application. The invoice-contract data match helps them align accounts payable with accounts receivable, which can dramatically improve their bottom line,” says Joe.
With HelloSign embedded into the AdvicePay application, users simply select one of the HelloSign templates to create the contract. As Joe says, “We’ve met our goal of adding eSignatures in one to two clicks, and eliminated an external workflow for our users.
Instead of having to spend double or triple the time to create and match invoices and contracts, it’s now done automatically, which has definitely sped the time to manage contracts for advisors by 50%.”
DTM integration is enabling AdvicePay’s expansion in the enterprise market. As Joe says, “We had been working with one of the largest broker-dealers for about a year. When they learned that we had integrated eSignatures with HelloSign into our workflow, they were ready to make a deal and signed quickly thereafter.
We zijn onlangs een samenwerking aangegaan met TD Ameritrade en enkele andere grote bedrijven. Dit soort bedrijven, met 100 tot 1.000 adviseurs, sluiten contracten af voor vrijwel alles waar ze aan werken.
eSignatures zijn het omslagpunt geweest waardoor AdvicePay vooruitgang kon boeken bij onze doelen voor uitbreiding naar de zakelijke markt."
De grote winst voor ondernemingen zijn de kostenbesparingen in het gegevensbeheer en de administratieve tijd. Die laatste heeft directe gevolgen voor hun bedrijfsresultaten. Met de synchronisatie die AdvicePay mogelijk maakt voor facturen en contracten, evenals de mogelijkheid voor adviseurs om de contract- en betalingsstatus op het platform te bekijken, besteden bedrijven nu minder uren aan administratieve taken voor essentiële documenten.
Voor die zakelijke klanten die ook betaalden voor een elektronisch documentabonnement heeft de HelloSign-integratie bovendien ook die hoge kosten geëlimineerd.
“HelloSign allows our platform to eliminate mismatches between invoices and contracts, which helps our enterprise customers recoup admin time that used to be spent managing and resolving those inconsistencies. It’s enabling enterprise firms boost their bottom line by 30%,” adds Joe.
AdvicePay heeft een geïntegreerde, compliant en probleemloze toepassing ontwikkeld en is begonnen grote vooruitgang te boeken op de zakelijke markt. Ze hebben hun zinnen gezet op het uitbreiden van het serviceaanbod om een breder publiek te bereiken.
“We’re adding more enterprise level eSignature workflows to allow our users to also facilitate assets under management billing as well as fee-based. We feel confident our partnership with HelloSign will help us accomplish this,” says Joe.
HelloSign is the easiest way to send, receive, and manage legally binding eSignatures for business. Learn about our industry-leading API by looking through our developer documentation or build and test for free by creating a free developer account. If you’d like help figuring out which HelloSign product is best for you, schedule a demo with HelloSign's API team to see how we can streamline your business.
