Entrust Public Accounting Corporation biedt professionele diensten op het gebied van assurance, advies, accountancy, belastingen, bedrijfssecretariaat en het outsourcen van businessprocessen aan een breed scala aan bedrijven in Singapore.
.svg)
50 pagina's tellende financiële overeenkomsten op papier met pen zijn volledig online geplaatst
Ondertekeningsproces van twee weken teruggebracht tot één dag
Geen kosten meer voor het afdrukken van 500 vellen papier per transactie
In 2020 maakten bedrijven over de hele wereld kennis met een nieuwe manier van werken. De traditionele werkdag werd vervangen door ongewone werkuren, vanuit de kamer in huis met de krachtigste internetverbinding. Om deze verschuiving voor te blijven, moesten bedrijven hun workflows sneller dan ooit digitaliseren.
Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust Accounting Public Corporation, bracht de stap van zijn bedrijf naar 100% digitaal op gang, om mee te gaan met de overgang naar het werken op afstand. Een van de meest cruciale onderdelen van deze transitie was het afstand nemen van al het kostbare, fysieke papierwerk waarmee het team dagelijks te maken had. Het afdrukken, ondertekenen, scannen en versturen van documenten was niet langer een haalbare optie en dit moest worden veranderd, zodat de business kon worden voortgezet.
Luckily, Entrust was one step ahead of most accounting firms in Asia. They were already using Dropbox to store their clients’ documents and forms, so adding Dropbox Sign to the mix for their eSignature needs was a simple, intuitive next step to keep their business streamlined in a changed world.
"Advocaten, professionele firma's en overheidsinstanties waarmee we samenwerken en die gewend zijn aan traditionele processen, zijn onder de indruk van elektronische handtekeningen. We hebben veel positieve feedback van klanten ontvangen, vooral tijdens deze pandemie, waar onze manier van werken is veranderd."
Already a Dropbox user, Entrust was familiar with the product’s ease of use and effectiveness as a collaboration tool. Jason was confident Dropbox Sign wouldn’t be any different and would be just as easy to learn and adopt for his firm. It took the company less than 2 days to understand the system, fully digest it, and implement it into their workflows. The first project Entrust worked on was integrating Dropbox Sign into their signing process for client service agreements. The parties they work with were quickly impressed with easy and efficient electronic signing was.
These client service agreements are lengthy and can require up to 10 sets of 50-page financial statements totaling 500 pieces of paper that need to be signed by both parties. Not only is the manual process of printing and signing time-consuming, but tracking each set of agreements by hand is extremely laborious. For documents that need to be signed outside of Singapore, the entire process, with the additional step of mailing these forms internationally, can take more than two weeks! With Dropbox Sign, Jason’s firm has been able to reduce this process to a single day. Jason explains,
“Dropbox Sign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”
Gezien de snelle acceptatie van en positieve feedback op e-handtekeningen, was het voor Jason een gemakkelijke beslissing om dit ook voor intern gebruik te implementeren. Hun wervingsproces en acceptatiebrieven worden nu mogelijk gemaakt met e-handtekening om een soepele en naadloze onboarding voor hun werknemers te garanderen. Het beste van alles? Het hele team was snel overtuigd.
“It was extremely easy to train the team to use Dropbox Sign even for people who aren’t necessarily technically savvy. Plus, my employees love using it.”
Voordat het vorige proces van printen, ondertekenen en internationaal verzenden van documenten was voltooid, waren ze soms wel twee weken verder. Door e-handtekeningen te implementeren en doordat ze overal en altijd kunnen ondertekenen, hebben het bedrijf en zijn klanten het hele proces drastisch teruggebracht tot één dag.
Entrust kon de kosten voor afdrukken verlagen, door over te stappen op de milieuvriendelijke methode van e-handtekeningen en pen en papier uit het ondertekeningsproces te verwijderen. Het bedrijf bestelde een keer per week papier en inkt om de nodige afdrukken te maken. Dat is nu teruggebracht tot een keer per maand.
Paper forms are not only a headache to monitor manually, but a costly, riskier endeavor when third-party courier services get involved. With Dropbox Sign’s complete audit trail feature, Jason and his employees have been able to monitor their signed documents and are reassured of when and who they’re being signed by. “Our firm is using the audit trail feature tremendously. With it we’re able to check if the signature is genuine and when it’s signed. This is an important protocol for our business. Even more convenient are the built-in reminders that notify parties when a document is awaiting their signature.” explains Jason Lew, Director and Founder of Entrust.
Already using Dropbox and Dropbox Sign heavily, Entrust plans to move towards being 100% digital in the future, and hopes to influence clients as well as the industry to go digital as well. The accounting industry is still set in its traditional ways, but Entrust’s forward-thinking methods can influence other firms in Singapore to modernize and make their workflows efficient, convenient, and even more secure.
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
.png)
