Entrust verkort het ondertekeningsproces van twee weken naar één dag met HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation biedt professionele diensten op het gebied van assurance, advies, accountancy, belastingen, bedrijfssecretariaat en het outsourcen van businessprocessen aan een breed scala aan bedrijven in Singapore.

Afbeelding van een straat in Singapore

Entrust verkort het ondertekeningsproces van twee weken naar één dag met HelloSign

Afbeelding met een aantal downloadbare documenten
Afbeelding in gesplitst venster. Foto van een man die op een laptop werkt aan de linkerkant, productopname aan de rechterkant.
Afbeelding in gesplitst venster. Foto van een hand met hierin een smartphone waarop de HelloSign-app wordt weergegeven aan de linkerkant, een productfoto aan de rechterkant.
Afbeelding met een aantal downloadbare documenten
Productopname van de HelloSign-app
Productopname van de HelloSign-app
01

Lange financiële overeenkomsten

Beide partijen moeten een groot aantal documenten ondertekenen wat in totaal kan neerkomen op wel 500 vellen papier

02

Een efficiënte, naadloze en milieuvriendelijke ondertekeningservaring

Door documenten digitaal te ondertekenen, hoef je je geen zorgen meer te maken over handmatig afdrukken, verzenden en volgen

03

Overal en altijd ondertekenen

Met HelloSign kunnen Entrust en hun klanten deze documenten nu vanaf een apparaat overal ter wereld op hun gemak ondertekenen

Een diepere duik met

Entrust

De uitdaging
De kans

Trage en handmatige ondertekeningsprocessen

In 2020 maakten bedrijven over de hele wereld kennis met een nieuwe manier van werken. De traditionele werkdag werd vervangen door ongewone werkuren, vanuit de kamer in huis met de krachtigste internetverbinding. Om deze verschuiving voor te blijven moesten bedrijven hun workflows sneller dan ooit digitaliseren.

Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust Accounting Public Corporation, bracht de stap van zijn bedrijf naar 100% digitaal op gang, om mee te gaan met de overgang naar het werken op afstand. Een van de meest cruciale onderdelen van deze transitie was het afstand nemen van al het kostbare, fysieke papierwerk waarmee het team dagelijks te maken had. Het afdrukken, ondertekenen, scannen en versturen van documenten was niet langer een haalbare optie en dit moest worden veranderd, zodat de business kon worden voortgezet.

Gelukkig was Entrust de meeste accountantskantoren in Azië een stap voor. Ze gebruikten Dropbox al om de documenten en formulieren van hun klanten op te slaan, dus het toevoegen van HelloSign aan de mix voor hun behoeften aan e-handtekeningen was een eenvoudige, intuïtieve volgende stap om hun bedrijf gestroomlijnd te houden in een veranderde wereld.

"Advocaten, professionele firma's en overheidsinstanties waarmee we samenwerken en die gewend zijn aan traditionele processen, zijn onder de indruk van elektronische handtekeningen. We hebben veel positieve feedback van klanten ontvangen, vooral tijdens deze pandemie, waar onze manier van werken is veranderd."

Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust
Afbeelding van een vrouw die op een computer werkt
De oplossing

Makkelijk en mobielvriendelijk ondertekenen

Entrust was al een Dropbox-gebruiker en was bekend met het gebruiksgemak en de effectiviteit van het product als samenwerkingstool. Jason was ervan overtuigd dat het met HelloSign niet anders zou zijn en dat zijn bedrijf HelloSign net zo gemakkelijk zou leren en gebruiken. Het kostte het bedrijf nog geen twee dagen om het systeem te begrijpen, dit volledig te verwerken en te implementeren in hun workflows. Het eerste project waaraan Entrust werkte, was de integratie van HelloSign in hun ondertekeningsproces voor dienstverleningsovereenkomsten met klanten. De partijen waarmee ze werken waren al snel onder de indruk van het gemak en de efficiëntie van elektronisch ondertekenen.

Deze dienstverleningsovereenkomsten met klanten zijn lang en hiervoor kunnen tot wel tien stuks van 50 pagina's tellende financiële overzichten nodig zijn, wat op een totaal van 500 vellen papier komt die door beide partijen moeten worden ondertekend. Niet alleen is het handmatige proces van printen en ondertekenen tijdrovend, maar het handmatig volgen van elke set overeenkomsten is ook uiterst arbeidsintensief. Dit hele proces kan voor documenten die buiten Singapore moeten worden getekend, met de internationale verzending van deze formulieren als extra stap, meer dan twee weken duren! Met HelloSign heeft het bedrijf van Jason dit proces teruggebracht tot één dag. Jason legt uit,

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Gezien de snelle acceptatie van en positieve feedback op e-handtekeningen, was het voor Jason een gemakkelijke beslissing om dit ook voor intern gebruik te implementeren. Hun wervingsproces en acceptatiebrieven worden nu mogelijk gemaakt met e-handtekening om een soepele en naadloze onboarding voor hun werknemers te garanderen. Het beste van alles? Het hele team was snel overtuigd.

"Het was uiterst eenvoudig om het team te trainen in het gebruik van HelloSign, zelfs voor mensen die niet per se technisch onderlegd zijn. Bovendien zijn mijn medewerkers erg enthousiast over het gebruik hiervan."
De resultaten

Ondertekeningsproces van twee weken teruggebracht tot één dag

Voordat het vorige proces van printen, ondertekenen en internationaal verzenden van documenten was voltooid, waren ze soms wel twee weken verder. Door e-handtekeningen te implementeren en doordat ze overal en altijd kunnen ondertekenen, hebben het bedrijf en zijn klanten het hele proces drastisch teruggebracht tot één dag.


Geen kosten meer voor het afdrukken van 500 vellen papier per transactie

Entrust kon de kosten voor afdrukken verlagen, door over te stappen op de milieuvriendelijke methode van e-handtekeningen en pen en papier uit het ondertekeningsproces te verwijderen. Het bedrijf bestelde een keer per week papier en inkt om de nodige afdrukken te maken. Dat is nu teruggebracht tot een keer per maand.


100% controleerbaar, nog veiliger

Papieren formulieren zijn niet alleen een probleem om handmatig te controleren, maar ook een kostbare, risicovollere operatie wanneer hierbij externe koeriersdiensten worden betrokken. Met de volledige controlespoorfunctie van HelloSign hebben Jason en zijn medewerkers hun ondertekende documenten kunnen controleren en zijn ze gerustgesteld over wanneer en door wie ze worden ondertekend. "Ons bedrijf maakt enorm veel gebruik van de controlespoorfunctie. Hiermee kunnen we controleren of de handtekening echt is en wanneer deze is geplaatst. Dit is een belangrijk protocol voor ons bedrijf. Nog handiger zijn de ingebouwde herinneringen waarmee partijen op de hoogte worden gesteld wanneer een document wacht op hun handtekening",legt Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust uit.

De toekomst

Wat biedt de toekomst voor Entrust?

Entrust maakt al veel gebruik van Dropbox en HelloSign en is van plan om in de toekomst 100% digitaal te worden. Entrust hoopt zowel klanten als de sector te beïnvloeden om ook digitaal te gaan. De accountancysector houdt nog steeds vast aan zijn traditionele werkwijzen, maar de vooruitstrevende methoden van Entrust kunnen andere accountantskantoren in Singapore beïnvloeden om te moderniseren en hun workflows efficiënter, gemakkelijker en zelfs veiliger te maken.

Wil je ook dezelfde resultaten zien als Entrust?

HelloSign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.

Download de casestudy
Entrust gebruikt HelloSign om de belastingervaring van bedrijven in heel Azië te verbeteren.
Entrust gebruikt HelloSign om de belastingervaring van bedrijven in heel Azië te verbeteren.
Afbeelding van een straat in Singapore
Hoe ga je HelloSign gebruiken?
Contact opnemen
Pictogram pijl naar rechts

Entrust verkort het ondertekeningsproces van twee weken naar één dag met HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation biedt professionele diensten aan een breed scala aan bedrijven in Singapore.

Afbeelding van een straat in Singapore

Entrust Public Accounting Corporation biedt professionele diensten aan een breed scala aan bedrijven in Singapore.

Gekruiste driehoekGekruiste driehoek

Uitdaging

Trage en handmatige ondertekeningsprocessen

In 2020 maakten bedrijven over de hele wereld kennis met een nieuwe manier van werken. De traditionele werkdag werd vervangen door ongewone werkuren, vanuit de kamer in huis met de krachtigste internetverbinding. Om deze verschuiving voor te blijven moesten bedrijven hun workflows sneller dan ooit digitaliseren.

Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust Accounting Public Corporation, bracht de stap van zijn bedrijf naar 100% digitaal op gang, om mee te gaan met de overgang naar het werken op afstand. Een van de meest cruciale onderdelen van deze transitie was het afstand nemen van al het kostbare, fysieke papierwerk waarmee het team dagelijks te maken had. Het afdrukken, ondertekenen, scannen en versturen van documenten was niet langer een haalbare optie en dit moest worden veranderd, zodat de business kon worden voortgezet.

Gelukkig was Entrust de meeste accountantskantoren in Azië een stap voor. Ze gebruikten Dropbox al om de documenten en formulieren van hun klanten op te slaan, dus het toevoegen van HelloSign aan de mix voor hun behoeften aan e-handtekeningen was een eenvoudige, intuïtieve volgende stap om hun bedrijf gestroomlijnd te houden in een veranderde wereld.

Gekruiste driehoekVlagpictogram

Eenvoudig

  • uit te leggen
  • te begrijpen en te gebruiken
  • te beheren
Gelanceerd in 2007

Met hoofdkantoor in Singapore

Gekruiste driehoekHuispictogram

Snel

  • ondertekenen van documenten is sneller
  • de reactietijden zijn korter
  • de workflow van ondertekeningen is transparanter
Kernwaarden van het bedrijf: uitmuntendheid, integriteit, betrokken, verantwoordelijk

Oplossing

Makkelijk en mobielvriendelijk ondertekenen

Entrust was al een Dropbox-gebruiker en was bekend met het gebruiksgemak en de effectiviteit van het product als samenwerkingstool. Jason was ervan overtuigd dat het met HelloSign niet anders zou zijn en dat zijn bedrijf HelloSign net zo gemakkelijk zou leren en gebruiken. Het kostte het bedrijf nog geen twee dagen om het systeem te begrijpen, dit volledig te verwerken en te implementeren in hun workflows. Het eerste project waaraan Entrust werkte, was de integratie van HelloSign in hun ondertekeningsproces voor dienstverleningsovereenkomsten met klanten. De partijen waarmee ze werken waren al snel onder de indruk van het gemak en de efficiëntie van elektronisch ondertekenen.

Deze dienstverleningsovereenkomsten met klanten zijn lang en hiervoor kunnen tot wel tien stuks van 50 pagina's tellende financiële overzichten nodig zijn, wat op een totaal van 500 vellen papier komt die door beide partijen moeten worden ondertekend. Niet alleen is het handmatige proces van printen en ondertekenen tijdrovend, maar het handmatig volgen van elke set overeenkomsten is ook uiterst arbeidsintensief. Dit hele proces kan voor documenten die buiten Singapore moeten worden getekend, met de internationale verzending van deze formulieren als extra stap, meer dan twee weken duren! Met HelloSign heeft het bedrijf van Jason dit proces teruggebracht tot één dag. Jason legt uit,

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Gezien de snelle acceptatie van en positieve feedback op e-handtekeningen, was het voor Jason een gemakkelijke beslissing om dit ook voor intern gebruik te implementeren. Hun wervingsproces en acceptatiebrieven worden nu mogelijk gemaakt met e-handtekening om een soepele en naadloze onboarding voor hun werknemers te garanderen. Het beste van alles? Het hele team was snel overtuigd.

"Het was uiterst eenvoudig om het team te trainen in het gebruik van HelloSign, zelfs voor mensen die niet per se technisch onderlegd zijn. Bovendien zijn mijn medewerkers erg enthousiast over het gebruik hiervan."
Gekruiste driehoekGekruiste driehoek
Gif die de workflow van Pigeon Loans toont met de API-integratie van HelloSign

Voordelen

Ondertekeningsproces van twee weken teruggebracht tot één dag

Voordat het vorige proces van printen, ondertekenen en internationaal verzenden van documenten was voltooid, waren ze soms wel twee weken verder. Door e-handtekeningen te implementeren en doordat ze overal en altijd kunnen ondertekenen, hebben het bedrijf en zijn klanten het hele proces drastisch teruggebracht tot één dag.


Geen kosten meer voor het afdrukken van 500 vellen papier per transactie

Entrust kon de kosten voor afdrukken verlagen, door over te stappen op de milieuvriendelijke methode van e-handtekeningen en pen en papier uit het ondertekeningsproces te verwijderen. Het bedrijf bestelde een keer per week papier en inkt om de nodige afdrukken te maken. Dat is nu teruggebracht tot een keer per maand.


100% controleerbaar, nog veiliger

Papieren formulieren zijn niet alleen een probleem om handmatig te controleren, maar ook een kostbare, risicovollere operatie wanneer hierbij externe koeriersdiensten worden betrokken. Met de volledige controlespoorfunctie van HelloSign hebben Jason en zijn medewerkers hun ondertekende documenten kunnen controleren en zijn ze gerustgesteld over wanneer en door wie ze worden ondertekend. "Ons bedrijf maakt enorm veel gebruik van de controlespoorfunctie. Hiermee kunnen we controleren of de handtekening echt is en wanneer deze is geplaatst. Dit is een belangrijk protocol voor ons bedrijf. Nog handiger zijn de ingebouwde herinneringen waarmee partijen op de hoogte worden gesteld wanneer een document wacht op hun handtekening",legt Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust uit.

Gekruiste driehoekSmiley-pictogram

50 pagina's tellende financiële overeenkomsten op papier met pen zijn volledig online geplaatst

Gekruiste driehoek

Ondertekeningsproces van twee weken teruggebracht tot één dag

Wat biedt de toekomst voor Entrust?

Entrust maakt al veel gebruik van Dropbox en HelloSign en is van plan om in de toekomst 100% digitaal te worden. Entrust hoopt zowel klanten als de sector te beïnvloeden om ook digitaal te gaan. De accountancysector houdt nog steeds vast aan zijn traditionele werkwijzen, maar de vooruitstrevende methoden van Entrust kunnen andere accountantskantoren in Singapore beïnvloeden om te moderniseren en hun workflows efficiënter, gemakkelijker en zelfs veiliger te maken.

Wil je ook dezelfde resultaten zien als Entrust?

HelloSign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.

Entrust gebruikt HelloSign om de belastingervaring van bedrijven in heel Azië te verbeteren.