Flatlooker, een onlinemarktplaats waar langetermijnhuurders in contact kunnen komen met verhuurders en vastgoedmanagers, verkort de doorlooptijd van huurovereenkomsten van 30 naar slechts 10 dagen dankzij HelloSign.
.svg)
Wat huurwoningen in Frankrijk betreft, vormen de administratieve taken een tijdrovende klus voor zowel huurders als verhuurders. Dus in 2016 besloot het van oorsprong digitale vastgoedbedrijf Flatlooker dit radicaal te veranderen.
Flatlooker erkende het zwaar gereguleerde karakter van de markt en de bijna eindeloze hoeveelheid documentatie die handtekeningen, medeondertekening, veilige opslag en management vereist. "In Frankrijk is er de afgelopen honderden jaren altijd een handmatige, administratieve rol geweest om dit proces te beheren", legt Nicolas Goyet, medeoprichter en CEO van Flatlooker, uit. "Dat vervangen we als het ware door een digitale oplossing."
Voor het digitaal ondersteunen, verzamelen en beheren van handtekeningen tussen huurders en verhuurders implementeerde Flatlooker een zelfstandige oplossing met behulp van DocuSign, maar de klantenservice liet te wensen over.
"Toen we met onze vorige oplossing documenten zoals contracten of garantieovereenkomsten verzonden, werden er links meegestuurd die de ondertekenaar van ons platform wegleidden naar een aparte website, waar ze het ondertekeningsproces moesten voltooien. De inconsistente branding vormde leidde af en was verwarrend voor onze klanten. We waren op zoek naar een oplossing zonder dat klanten zouden worden omgeleid."
Toen sloeg Covid-19 toe en bleek Flatlooker de enige oplossing te zijn waardoor mensen tijdens de lockdown konden huren. Dit leidde tot een aanzienlijke groei en moest Flatlooker op zoek naar een nieuwe, bijpassende oplossing voor de overeenkomstworkflow. "Covid heeft er zelfs voor gezorgd dat mensen anders zijn gaan denken over de traditionele manieren om een appartement te huren. Vroeger wilde iedereen het appartement zien voordat ze het gingen huren. Tegenwoordig zijn mensen blij met onze virtuele tours en volstaat onze 100% gedigitaliseerde huurovereenkomstprocedure."
Flatlooker wilde hun groei bijbenen, een eenvoudigere manier vinden om contracten te beheren en een eersteklas klantenervaring bieden voor zowel huurders als verhuurders en daarom gingen ze op zoek naar een nieuwe oplossing. Ze ontdekten HelloSign.
"We kwamen erachter dat HelloSign een eenvoudig te integreren, betaalbare oplossing is met vele functies. We implementeerden de oplossing in enkele van onze documentstromen en zagen dat de ervaring meteen professioneler werd en dat onze klanten blij waren met het nieuwe proces."
Met behulp van de eerste HelloSign-integratie van Flatlooker konden nieuwe verhuurders aan het platform worden toegevoegd. Uit uitgebreid onderzoek kwam een manier naar voren waarop Flatlooker de gebruikerservaring tijdens de laatste fase van de overeenkomstprocedure kon verbeteren, wanneer verhuurders een contract moeten ondertekenen en zich moeten aansluiten. "Het was voor Flatlooker essentieel dat we verhuurders tijdens het onboardingsproces een naadloze ervaring konden bieden. Misschien was het hun eerste interactie met ons merk, en de eerste indruk is natuurlijk belangrijk. HelloSign was een groot succes in dit proces", zegt Nicolas.
De HelloSign API biedt een suite aan eenvoudige documentatie in de juiste programmeertaal, en bleek eenvoudig te integreren in de workflow. Uit tests bleek dat verhuurders sneller en makkelijker contracten konden invullen dan met de vorige oplossing. "De gebruikerservaring is veel beter. Eerst was het voor veel gebruikers onduidelijk waar en hoe ze moesten ondertekenen", legt Nicolas uit. Deze leercurve heeft de waarde van HelloSign bevestigd en heeft Flatlooker geïnspireerd om andere scenario's in hun bedrijfsactiviteiten aan te duiden waarin de werkzaamheden en documentstromen kunnen worden gestroomlijnd.
Een andere complexe situatie om te beheren betrof de verwerking van meerdere handtekeningen voor één woning. Elke huurder moet het contract ondertekenen, of dit nu een stel is of vrienden die samen een appartement huren. Maar het beheer van meerdere versies van hetzelfde huurcontract en het bijhouden van welke huurders wel en nog niet hadden ondertekend, was tijdrovend en kostte veel mankracht. Met de API van HelloSign kunnen de teams van Flatlooker nu meerdere personen tegelijk vragen om te ondertekenen of vragen om de documenten in een specifieke volgorde te ondertekenen. "We kunnen zelfs zien waar een contract 'blijft hangen' en die persoon een herinnering sturen", zegt Nicolas.
Maandelijks zijn meer dan 2000 handtekeningen vereist, maar door de automatisering van overeenkomstworkflows zijn er minder ondersteuningsaanvragen. Dit betekent dat personeel zich op waardevollere taken kan richten die tot groei van het bedrijf leiden.
"We zijn bezig de workflows van het oude systeem systematisch te repliceren of te verbeteren, zodat we uiteindelijk een steeds naadlozere ervaring kunnen bieden op elk punt waarop we contact hebben met huurders en verhuurders. Contracten worden sneller ondertekend, we krijgen minder vragen tijdens het hele proces en we kunnen de handmatige interventie en benodigde ondersteuning aanzienlijk beperken."
Het duurt doorgaans zo'n 30 dagen voordat de huur van een appartement is voltooid, maar met de API van HelloSign kunnen klanten van Flatlooker al in slechts 10 dagen een woning regelen. De digitalisering van contraststromen en dankzij de aanwezigheid van de platformen kunnen verhuurders en huurders veel sneller een overeenkomst sluiten.
Door het contractproces te automatiseren door de API van HelloSign met de interne systemen te integreren, heeft Flatlooker de administratiedruk en de beheerkosten van meer dan 2000 handtekeningen per maand aanzienlijk verlaagd.
Door de integratie van de HelloSign API met het bestaande platform beschikt Flatlooker over een uitgebreide digitale aanwezigheid en een beveiligd controlespoor voor de duizenden contracten die elke maand worden afgerond. Wanneer regelgevers nu komen controleren of alles naar behoren werkt, is het een eenvoudig proces om te bewijzen dat Flatlooker zich aan richtlijnen, beleidsregels en juridische vereisten houdt.
Hoewel Flatlooker nog maar pas met HelloSign werkt, zijn er al plannen om het gebruik van het platform uit te breiden naar de hele organisatie. "We streven ernaar uiteindelijk helemaal naar HelloSign te migreren en al onze contract- en documentstromen te automatiseren. Het is ongekend waardevol voor ons gebleken om onze bestaande processen te stroomlijnen en we kijken ernaar uit om te zien hoe het ons bij andere activiteiten kan helpen", zegt Nicolas.
HelloSign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
