Hoe HelloSign Flow Healthcare heeft geholpen USD 600 per werknemer te besparen voor zijn klanten

Flow Healthcare is alles-in-éénsoftware voor klinisch en administratief beheer voor teams in de gezondheidszorg. Workflows worden door hun producten gestroomlijnd en de kosten tijdens onboarding, het beheer, het onderwijs en de betrokkenheid verlaagd.

Afbeelding van twee artsen die naast elkaar staan en op een tablet kijken.

Hoe Flow HelloSign gebruikt

Vier kleine miniatuurafbeeldingen van veelgebruikte formulieren voor onboarding van nieuwe medewerkers, waaronder W-9's, toestemming voor antecendentenonderzoek en een I-9-formulier.
Een afbeelding van een vrouwelijke gezondheidswerker die in interactie is met een tablet en een productvisual die de HelloSign-interface toont op het moment dat iemand zijn handtekening tekent.
Een afbeelding van een vrouwelijke gezondheidswerker die in interactie is met een computer en een productvisual die de HelloSign-interface toont op het moment dat iemand velden op een documentsjabloon voorbereidt.
Vier kleine miniatuurafbeeldingen van veelgebruikte formulieren voor onboarding van nieuwe medewerkers, waaronder W-9's, toestemming voor antecendentenonderzoek en een I-9-formulier.
Een afbeelding van de HelloSign-interface op het moment dat iemand zijn handtekening tekent.
Een afbeelding van de HelloSign-interface op het moment dat iemand velden op een documentsjabloon voorbereidt.
01

De gezondheidszorg kampt met een papierwerkepidemie

Voor de klanten van Flow betekende het inhuren van zorgverleners en hen aan het werk zetten in ziekenhuizen uren aan antecedentenonderzoeken en dubbel papierwerk.

02

Een vereenvoudigde, gedigitaliseerde ondertekeningservaring

Dankzij het digitaliseren van het proces voor het invullen en ondertekenen van formulieren werd de doorlooptijd voor het invullen van belangrijke toestemmingen en antecedentenonderzoeken versneld.

03

Informatie één keer invullen en vervolgens automatisch invullen

Door sjablonen te maken van documenten en informatie automatisch in te vullen in dubbele documenten met behulp van de HelloSign API, verminderde Flow de administratieve belasting van zorgverleners en konden ze sneller in ziekenhuizen aan het werk.

Een diepere duik met

Flow

De uitdaging
De kans

Onboarding van een medische medewerker is complex

Voor de onboarding van nieuwe medewerkers in de gezondheidszorg zijn niet alleen de gebruikelijke personeelsdossiers nodig, zoals arbeidsvoorwaarden en verzekeringen, maar ook klinische dossiers met belangrijke informatie zoals zorgvergunningen, klinische ervaring, permanente educatie, toezicht en wanpraktijken. Naast de gebruikelijke landelijke en lokale achtergrondcontroles door de werkgever, is er nog een extra ronde van achtergrondcontroles op zorgniveau vereist.


Maar de complexiteit eindigt niet hier. Voor de klant van Flow, Beam Healthcare, een leverancier van zorgverleners aan afgelegen ziekenhuizen en online telegeneeskundediensten, zat het inhuren van zorgverleners vol met dubbele papieren formulieren die meerdere keren moesten worden ingevuld. "Toen Beam een provider inhuurde, moesten ze een aanvraag voor het bedrijf invullen en alle relevante achtergrond- en referentiecontroles uitvoeren. Maar om diezelfde medewerker vervolgens bij 3 of 5 verschillende zorginstellingen aan het werk te krijgen, moesten ze faciliteitspecifieke nieuwe medewerkersaanvragen invullen en verschillende controles doorlopen. Je kunt je de administratieve last voor de provider en het administratief personeel voorstellen om al dit papierwerk door te sturen. Dit archaïsche proces is een punt van frustratie bij clinici en soms wordt voorkomen dat ze in meerdere faciliteiten worden erkend/geprivilegieerd. Als we de toegang tot zorg willen verbeteren, moet de gezondheidszorg zich richten op processen en niet alleen op meer zorgverleners produceren", zegt Sarjoo Patel, CEO van Flow. Tot overmaat van ramp, als dit ziekenhuis deel uitmaakte van een grote instelling met satellietklinieken, moest die dienstverlener voor elk van die klinieken ook dezelfde papieren invullen en dezelfde antecedentenonderzoeken ondergaan.


Het hele onboardingproces dwong zorgverleners om steeds weer dezelfde informatie in te vullen - tijd die beter aan de behandeling van patiënten besteed had kunnen worden. Dat was het moment dat Flow zich tot HelloSign wendde om het papierwerk in de gezondheidszorg te vereenvoudigen.

"Met Flow zijn we erin geslaagd om 600 dollar per werknemer te besparen en de administratieve tijd voor Beam Healthcare met 50% te verminderen. En veel daarvan heeft te maken met HelloSign en hoe het veel documenten voor ons heeft geautomatiseerd."

Sarjoo Patel, CEO, Flow Healthcare
De oplossing

Snelle, digitale, duplicaatvrije formulieren

Om het aantal dubbele formulieren dat zorgverleners moeten invullen wanneer ze in andere ziekenhuizen werken te verminderen, heeft Flow geautomatiseerde sjablonen geïmplementeerd met behulp van de HelloSign API. Sarjoo legt uit: "Als zorgmedewerkers eenmaal zijn aangenomen, is de echte toegevoegde waarde van Flow en HelloSign voor onze klanten in de zorgsector dat ze een einde maken aan de overvloed van documenten die moeten worden ingevuld. De papieren sollicitatieformulieren die ziekenhuizen nodig hebben, worden in Flow in een sjabloon gezet. Dus als een ziekenhuis erom vraagt, worden ze automatisch ingevuld met behulp van de HelloSign API-integratie die is verbonden met onze database. De leverancier leest het document en tekent ze. Als ze eenmaal zijn aangenomen, hoeven ze niet handmatig extra documenten in te vullen."


Maar niet alle medische praktijken zijn hetzelfde, en dat betekende dat de sjablonen van Flow flexibel moesten zijn. "Met ons HelloSign-abonnement kunnen klanten van Flow zelf aanpassingen maken. Flow-gebruikers kunnen hun eigen pdf-documenten uploaden en de specifieke gegevensvelden die ze nodig hebben toevoegen. Klanten hebben dus de mogelijkheid om een aantal van hun eenvoudige documenten aan te passen", zegt Chance Hammacher, Full Stack Developer bij Flow.


Flow zorgde ervoor dat de documentervaring niet alleen snel en gemakkelijk in gebruik was, maar zorgde er ook voor dat het naadloos verliep voor zijn klanten. "We waren erg blij met de ingesloten formulierfunctie die HelloSign bood. Hiermee konden we al onze gebruikers op één systeem houden en toch veilig zijn", vervolgt Chance. "We kozen voor [HelloSign's white-labeling] om onze klanten een meer gepersonaliseerd gevoel te geven wanneer ze gebruikmaken van elektronische handtekeningen."


Om het medische papierwerk verder te vereenvoudigen, wendde Flow zich ook tot HelloWorks om het tijdrovende natrekken van referenties te automatiseren. "Onze belangrijkste toepassing van HelloWorks is het natrekken van referenties. Voor professionele referentiechecks sturen we ze via e-mail of sms om te zeggen: 'Hé, kun je alsjeblieft deze professionele referentie invullen voor deze provider, hij of zij solliciteert voor deze functie'," zegt Sarjoo.


Trouw aan zijn belofte om de volledige levenscyclus van werknemers te beheren, maakt Flow met HelloWorks ook sjablonen die helpen bij interne arbeidsdocumenten. Stel dat je een intern document wilt versturen vanuit een inkomstensysteem zoals irs.gov of W9. Met behulp van HelloWorks heeft Flow ook deze functionaliteit direct in zijn platform geïntegreerd.


Met zoveel formulieren en complexe processen om te automatiseren, zou het redelijk zijn om te denken dat de integratie van HelloSign API in Flow's platform wel even kan duren. Maar zoals Chance zegt: "De integratie duurde niet zo lang, hooguit een paar weken met een enkele ontwikkelaar. De documentatie was goed. Er stonden duidelijke aanwijzingen voor de workflow in die we gebruikten. We konden gemakkelijk testen en al onze problemen oplossen voordat we live gingen met HelloSign."


Voor Flow's klanten kon de snelheid van de integratie niet op een beter moment gekomen zijn, met name voor Beam. Gedurende de pandemie moest Beam snel en op grote schaal clinici aanwerven en in dienst nemen om zijn telegeneeskundedienst uit te bouwen. "Ze moesten meer personeel aannemen om de druk op ziekhuizen te verlichten", legt Sarjoo uit. Dankzij Flow's snelle integratie met de HelloSign API was Beam in staat om al binnen 48 uur personeel in dienst te nemen.

De resultaten

Reduceer administratieve tijd met 50%

Door gebruik te maken van de HelloSign API om documenten automatisch in te vullen en de noodzaak voor zorgverleners om papierwerk meerdere keren in te vullen te verminderen, kon Flow's klant Beam de tijd die zijn personeel besteed aan administratief papierwerk met 50% verminderen en naar schattig 600 dollar per werknemer besparen.


Blijdschap voor werkgevers en werknemers

Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS zegt:

"HelloSign heeft [Flow] geholpen om de standaard referentie- en verificatiecontroles op een systematische manier uit te voeren. Dat heeft geleid tot snellere doorlooptijden en gelukkigere werknemers omdat ze geen documenten meer hoeven af te drukken, in te vullen, te scannen en te uploaden. Het betekent ook dat werkgevers gelukkiger zijn omdat documenten gemakkelijker te lezen zijn en verplichte velden de eerste keer worden ingevuld."


In een paar weken geïntegreerd met één ontwikkelaar

Met gedetailleerde, gemakkelijk te volgen documentatie en een ondersteuningsteam dat klaar staat om Flow bij eventuele problemen te helpen, kon een enkele Flow-ontwikkelaar de HelloSign API in slechts een paar weken integreren.

De toekomst

De volgende stap voor Flow

Flow wint aan populariteit bij medische teams, met klanten als Beam Healthcare, Pivotal Health en CVC Health Care. Flow, vanaf de eerste dag een papierloos bedrijf, is van plan om door te gaan met het terugdringen van papieren knelpunten in de medische wereld.


Geïnteresseerd in resultaten zoals Flow?

De integratie van HelloSign's e-handtekening API is de makkelijkste manier om je workflows te vereenvoudigen met naadloze, op maat gemaakte ondertekening en API-geïntegreerde sjablonen die automatische dubbele informatie invullen. De e-handtekening-oplossing van HelloSign, die twee jaar op rij is uitgeroepen tot de beste oplossing voor gebruiksgemak van G2, maakt je belangrijkste workflows sneller, eenvoudiger en veiliger.


Spreek vandaag nog met een API-expert van HelloSign om een API-plan op maat te vinden dat is afgestemd op je specifieke behoeften.

Download de casestudy
Flow gebruikt HelloSign om de onboarding en het beheer van werknemers in de gezondheidszorg te stroomlijnen.
Flow gebruikt HelloSign om de onboarding en het beheer van werknemers in de gezondheidszorg te stroomlijnen.
Hoe ga je HelloSign gebruiken?
Contact opnemen
Pictogram pijl naar rechts

Hoe HelloSign Flow Healthcare heeft geholpen USD 600 per werknemer te besparen voor zijn klanten

Flow Healthcare is alles-in-éénsoftware voor klinisch en administratief beheer voor teams in de gezondheidszorg.

Afbeelding van twee artsen die naast elkaar staan en op een tablet kijken.

Flow Healthcare is alles-in-éénsoftware voor klinisch en administratief beheer voor teams in de gezondheidszorg.

Gekruiste driehoekGekruiste driehoek

Uitdaging

Onboarding van een medische medewerker is complex

Voor de onboarding van nieuwe medewerkers in de gezondheidszorg zijn niet alleen de gebruikelijke personeelsdossiers nodig, zoals arbeidsvoorwaarden en verzekeringen, maar ook klinische dossiers met belangrijke informatie zoals zorgvergunningen, klinische ervaring, permanente educatie, toezicht en wanpraktijken. Naast de gebruikelijke landelijke en lokale achtergrondcontroles door de werkgever, is er nog een extra ronde van achtergrondcontroles op zorgniveau vereist.


Maar de complexiteit eindigt niet hier. Voor de klant van Flow, Beam Healthcare, een leverancier van zorgverleners aan afgelegen ziekenhuizen en online telegeneeskundediensten, zat het inhuren van zorgverleners vol met dubbele papieren formulieren die meerdere keren moesten worden ingevuld. "Toen Beam een provider inhuurde, moesten ze een aanvraag voor het bedrijf invullen en alle relevante achtergrond- en referentiecontroles uitvoeren. Maar om diezelfde medewerker vervolgens bij 3 of 5 verschillende zorginstellingen aan het werk te krijgen, moesten ze faciliteitspecifieke nieuwe medewerkersaanvragen invullen en verschillende controles doorlopen. Je kunt je de administratieve last voor de provider en het administratief personeel voorstellen om al dit papierwerk door te sturen. Dit archaïsche proces is een punt van frustratie bij clinici en soms wordt voorkomen dat ze in meerdere faciliteiten worden erkend/geprivilegieerd. Als we de toegang tot zorg willen verbeteren, moet de gezondheidszorg zich richten op processen en niet alleen op meer zorgverleners produceren", zegt Sarjoo Patel, CEO van Flow. Tot overmaat van ramp, als dit ziekenhuis deel uitmaakte van een grote instelling met satellietklinieken, moest die dienstverlener voor elk van die klinieken ook dezelfde papieren invullen en dezelfde antecedentenonderzoeken ondergaan.


Het hele onboardingproces dwong zorgverleners om steeds weer dezelfde informatie in te vullen - tijd die beter aan de behandeling van patiënten besteed had kunnen worden. Dat was het moment dat Flow zich tot HelloSign wendde om het papierwerk in de gezondheidszorg te vereenvoudigen.

Gekruiste driehoekOpen pictogram

Eenvoudig

  • uit te leggen
  • te begrijpen en te gebruiken
  • te beheren
Opgericht in 2018

Live gegaan in 2020

Gekruiste driehoekpictogram van een wereldbol

Snel

  • ondertekenen van documenten is sneller
  • de reactietijden zijn korter
  • de workflow van ondertekeningen is transparanter
Hoofdkantoor in Madison, Wisconsin, Verenigde Staten

Oplossing

Snelle, digitale, duplicaatvrije formulieren

Om het aantal dubbele formulieren dat zorgverleners moeten invullen wanneer ze in andere ziekenhuizen werken te verminderen, heeft Flow geautomatiseerde sjablonen geïmplementeerd met behulp van de HelloSign API. Sarjoo legt uit: "Als zorgmedewerkers eenmaal zijn aangenomen, is de echte toegevoegde waarde van Flow en HelloSign voor onze klanten in de zorgsector dat ze een einde maken aan de overvloed van documenten die moeten worden ingevuld. De papieren sollicitatieformulieren die ziekenhuizen nodig hebben, worden in Flow in een sjabloon gezet. Dus als een ziekenhuis erom vraagt, worden ze automatisch ingevuld met behulp van de HelloSign API-integratie die is verbonden met onze database. De leverancier leest het document en tekent ze. Als ze eenmaal zijn aangenomen, hoeven ze niet handmatig extra documenten in te vullen."


Maar niet alle medische praktijken zijn hetzelfde, en dat betekende dat de sjablonen van Flow flexibel moesten zijn. "Met ons HelloSign-abonnement kunnen klanten van Flow zelf aanpassingen maken. Flow-gebruikers kunnen hun eigen pdf-documenten uploaden en de specifieke gegevensvelden die ze nodig hebben toevoegen. Klanten hebben dus de mogelijkheid om een aantal van hun eenvoudige documenten aan te passen", zegt Chance Hammacher, Full Stack Developer bij Flow.


Flow zorgde ervoor dat de documentervaring niet alleen snel en gemakkelijk in gebruik was, maar zorgde er ook voor dat het naadloos verliep voor zijn klanten. "We waren erg blij met de ingesloten formulierfunctie die HelloSign bood. Hiermee konden we al onze gebruikers op één systeem houden en toch veilig zijn", vervolgt Chance. "We kozen voor [HelloSign's white-labeling] om onze klanten een meer gepersonaliseerd gevoel te geven wanneer ze gebruikmaken van elektronische handtekeningen."


Om het medische papierwerk verder te vereenvoudigen, wendde Flow zich ook tot HelloWorks om het tijdrovende natrekken van referenties te automatiseren. "Onze belangrijkste toepassing van HelloWorks is het natrekken van referenties. Voor professionele referentiechecks sturen we ze via e-mail of sms om te zeggen: 'Hé, kun je alsjeblieft deze professionele referentie invullen voor deze provider, hij of zij solliciteert voor deze functie'," zegt Sarjoo.


Trouw aan zijn belofte om de volledige levenscyclus van werknemers te beheren, maakt Flow met HelloWorks ook sjablonen die helpen bij interne arbeidsdocumenten. Stel dat je een intern document wilt versturen vanuit een inkomstensysteem zoals irs.gov of W9. Met behulp van HelloWorks heeft Flow ook deze functionaliteit direct in zijn platform geïntegreerd.


Met zoveel formulieren en complexe processen om te automatiseren, zou het redelijk zijn om te denken dat de integratie van HelloSign API in Flow's platform wel even kan duren. Maar zoals Chance zegt: "De integratie duurde niet zo lang, hooguit een paar weken met een enkele ontwikkelaar. De documentatie was goed. Er stonden duidelijke aanwijzingen voor de workflow in die we gebruikten. We konden gemakkelijk testen en al onze problemen oplossen voordat we live gingen met HelloSign."


Voor Flow's klanten kon de snelheid van de integratie niet op een beter moment gekomen zijn, met name voor Beam. Gedurende de pandemie moest Beam snel en op grote schaal clinici aanwerven en in dienst nemen om zijn telegeneeskundedienst uit te bouwen. "Ze moesten meer personeel aannemen om de druk op ziekhuizen te verlichten", legt Sarjoo uit. Dankzij Flow's snelle integratie met de HelloSign API was Beam in staat om al binnen 48 uur personeel in dienst te nemen.

Gekruiste driehoekGekruiste driehoek
Gif die de workflow van Pigeon Loans toont met de API-integratie van HelloSign

Voordelen

Reduceer administratieve tijd met 50%

Door gebruik te maken van de HelloSign API om documenten automatisch in te vullen en de noodzaak voor zorgverleners om papierwerk meerdere keren in te vullen te verminderen, kon Flow's klant Beam de tijd die zijn personeel besteed aan administratief papierwerk met 50% verminderen en naar schattig 600 dollar per werknemer besparen.


Blijdschap voor werkgevers en werknemers

Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS zegt:

"HelloSign heeft [Flow] geholpen om de standaard referentie- en verificatiecontroles op een systematische manier uit te voeren. Dat heeft geleid tot snellere doorlooptijden en gelukkigere werknemers omdat ze geen documenten meer hoeven af te drukken, in te vullen, te scannen en te uploaden. Het betekent ook dat werkgevers gelukkiger zijn omdat documenten gemakkelijker te lezen zijn en verplichte velden de eerste keer worden ingevuld."


In een paar weken geïntegreerd met één ontwikkelaar

Met gedetailleerde, gemakkelijk te volgen documentatie en een ondersteuningsteam dat klaar staat om Flow bij eventuele problemen te helpen, kon een enkele Flow-ontwikkelaar de HelloSign API in slechts een paar weken integreren.

Gekruiste driehoekVlagpictogram

Gestroomlijnde workflows die de klanten van Flow USD 600 per werknemer bespaarden

Gekruiste driehoek

Benodigde tijd voor administratieve taken met 50% verminderd voor Beam Healthcare, klant van Flow

De volgende stap voor Flow

Flow wint aan populariteit bij medische teams, met klanten als Beam Healthcare, Pivotal Health en CVC Health Care. Flow, vanaf de eerste dag een papierloos bedrijf, is van plan om door te gaan met het terugdringen van papieren knelpunten in de medische wereld.


Geïnteresseerd in resultaten zoals Flow?

De integratie van HelloSign's e-handtekening API is de makkelijkste manier om je workflows te vereenvoudigen met naadloze, op maat gemaakte ondertekening en API-geïntegreerde sjablonen die automatische dubbele informatie invullen. De e-handtekening-oplossing van HelloSign, die twee jaar op rij is uitgeroepen tot de beste oplossing voor gebruiksgemak van G2, maakt je belangrijkste workflows sneller, eenvoudiger en veiliger.


Spreek vandaag nog met een API-expert van HelloSign om een API-plan op maat te vinden dat is afgestemd op je specifieke behoeften.

Flow gebruikt HelloSign om de onboarding en het beheer van werknemers in de gezondheidszorg te stroomlijnen.