kohlpharma versnelt op handtekeningen gebaseerde workflows

40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.

Heroafbeelding, gestileerde doos met verschillende farmaceutische pillen
757717846?h=72ba06c48c

kohlpharma

 uses 

HelloSign API

01
02
03

Een diepere duik met

kohlpharma

De uitdaging
De kans

De meeste medicijnen worden in Europa geproduceerd door internationale bedrijven die doorgaans een centrale productielocatie in de EU kiezen. Deze strategie kan worden gekozen vanwege lage belastingvereisten en lagere salarissen. De medicijnen worden vervolgens in de hele EU in circulatie gebracht conform de normale marktomstandigheden van elke lidstaat. Dit is over het algemeen goedkoper dan in Duitsland. kohlpharma profiteert van de lagere kosten in andere EU-landen om originele preparaten op de Duitse markt aan te bieden tegen aantrekkelijke prijzen. Deze originele medicijnen worden vervolgens opnieuw gelabeld of opnieuw verpakt volgens de Duitse voorschriften. De hieruit voortvloeiende besparingen zorgen voor minder druk op het zorgsysteem, waar artsen, apothekers en vooral patiënten baat bij hebben.

Omdat kohlpharma overtollige voorraden gebruikt, is het een ware uitdaging om betrouwbaar aan de vraag te voldoen. De beschikbaarheid van goederen en mogelijke leveringsproblemen kunnen variëren om redenen die buiten de controle van het bedrijf liggen. Een van de bijzondere logistieke uitdagingen is het transport met kwaliteitswaarborg van gekoelde medicijnen (zoals insuline of vaccins), die in de hele toeleveringsketen bij een constante temperatuur van 2 tot 8 °C moeten worden bewaard. Het is daarom extra belangrijk dat processen van aankoop tot levering zo goed mogelijk op elkaar worden afgestemd. Om deze reden vertrouwt kohlpharma steeds meer op de mogelijkheden van digitalisering.

Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”

"Veel van onze gebruikers werken nu vanuit huis. Dit is een geheel nieuwe ervaring voor zowel onze thuiswerkers als degenen die zich bezighouden met elektronische gegevensverwerking. Ik ben blij dat we voor HelloSign hebben gekozen, omdat het helpt om het werk voor zowel medewerkers thuis als op kantoor aanzienlijk gemakkelijker te maken."

Johannes Reinert
De oplossing

kohlpharma heeft eerst intern een oplossing proberen te ontwikkelen, die niet alleen op eSignatures is gebaseerd maar waarmee ook de gerelateerde workflows in kaart zouden worden gebracht. Door de veranderende prioriteiten werd de voltooiing echter vertraagd, dus het bedrijf wilde investeren in eSignature-beheer. HelloSign bleek de beste oplossing vanwege de transparantie, eenvoud, directe beschikbaarheid en contractuele kaders. Vanwege het succes van de cloud-only HelloSign-oplossing en de eSignature API nam het bedrijf al snel de beslissing om de oplossing grondig te testen.

"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert

De resultaten

Hoge bruikbaarheid, snel in gebruik te nemen

De HelloSign-gebruikersinterface is intuïtief. Dankzij stapsgewijze richtlijnen in contracten en formulieren wordt ervoor gezorgd dat alle relevante velden worden ingevuld en alle vereiste handtekeningen worden ingevoegd. HelloSign kan worden geïntegreerd in elke omgeving en worden voorzien van individuele huisstijlen. Hierdoor kon kohlpharma ook direct snel overstappen op werken vanuit huis. Het hele proces, van de mondelinge bestelling tot de implementatie van de software, duurde minder dan een uur.

“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert

Van analoog tot digitaal: een toekomst zonder papier

Toen de initiële tests alle verwachtingen overtroffen, plande kohlpharma al de volgende fase om bedrijfsprocessen te versnellen en de werkomstandigheden te verbeteren met HelloSign.

Intern – meer transparantie

Het plan voor de toekomst is om interne documentworkflows volledig te digitaliseren, evenals de verplichte bevestiging van de interne training. Hierdoor zal de transparantie aanzienlijk verbeteren en hoeven documenten niet meer achteraf te worden gedigitaliseerd. Voor documenten die door meerdere partijen moeten worden ondertekend, vereenvoudigen eSignatures het proces voor zowel redacteuren als ondertekenaars.

De toekomst

Extern – betere samenwerking

Leverancierscontracten die opnieuw worden gedefinieerd en ondertekend, worden ook gedigitaliseerd. Door dit proces zullen de contractstructuren en overeenkomsten met leveranciers profiteren van de unificatie van sjablonen. Door kohlpharma ondertekende documenten voor zakelijke klanten kunnen in de toekomst exclusief met HelloSign worden bewerkt


Kwaliteitsgarantie – processen permanent versnellen

Voor SOP's (Standard Operating Procedures) waar productieprocessen nauw worden gereguleerd, bijvoorbeeld in kwaliteitsgarantie en het EDP-kwaliteitssysteem, zullen handmatige handtekeningen worden vervangen door hun digitale equivalent. Nu is kohlpharma, door hun geautomatiseerde magazijnen en naadloze controle van de toeleveringsketen, al een pionier op het gebied van digitalisatie en automatisering in de Duitse farmaceutische industrie. Ze zijn van plan om voor de nabije toekomst alle goedkeuringsprocessen op basis van papier zo veel mogelijk te verwijderen. Ze hebben nog wel een lange weg te gaan voor het zover is, maar met HelloSign hebben ze al een significante mijlpaal bereikt. In de loop van de tijd kunnen formulieren in HelloSign-documenten worden geconverteerd, waardoor meteen minder fysieke dossiers meer te hoeven worden bijgehouden.

As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."

Wil je dezelfde successen behalen als kohlpharma?

Vraag ons vandaag nog naar HelloSign. HelloSign is voor bedrijven een eenvoudige manier om juridisch bindende eSignatures te verzenden, ontvangen en beheren. Als je hulp nodig hebt bij het kiezen van het juiste HelloSign-product, kun je een demonstratieafspraak plannen en ontdekken hoe processen op basis van handtekeningen in jouw bedrijf kunnen worden geoptimaliseerd.

Download de casestudy
Wil je ook dezelfde resultaten zien als kohlpharma?
Wil je ook dezelfde resultaten zien als kohlpharma?
Hoe ga je HelloSign gebruiken?
Contact opnemen
Pictogram pijl naar rechts

Andere klanten