Privacybeleid van HelloSign

Geplaatst: 13 november 2020

Ingangsdatum: 13 december 2020

Inleiding

Je privacy is belangrijk, dus heeft JN PROJECTS Inc., een bedrijf uit Delaware handelend onder de naam HelloSign ("HelloSign"), het volgende Privacybeleid opgesteld om je te laten weten welke informatie we verzamelen wanneer je onze Site bezoekt, waarom we deze verzamelen en hoe deze wordt gebruikt. Dit Privacybeleid legt de gegevensverzameling en het gebruik van HelloSign uit. De termen "jij", "je", "jouw" en "Klant" verwijzen naar de klant/koper die onze Site gebruikt. De termen "HelloSign", "wij", "ons" en "onze" verwijzen naar HelloSign en zijn dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen. Dit Privacybeleid wordt beheerst door onze Gebruiksvoorwaarden/servicevoorwaarden (gezamenlijk "Voorwaarden" genoemd). De termen "Site", "Website", "Toepassing", "Product" en "Service" verwijzen naar de websites en services die door HelloSign worden geleverd. Dit Privacybeleid is niet van toepassing op websites en apps van derden waarvan je mogelijk gebruikmaakt, inclusief websites waarnaar in onze Services is gelinkt. Je moet de voorwaarden en het beleid voor websites en apps van derden lezen voordat je op links klikt.

HelloSign levert on-demand services voor elektronische handtekeningen, waaronder de mogelijkheid om documenten voor elektronische handtekening te uploaden, weer te geven, af te leveren, te ontvangen en te erkennen. HelloSign levert ook de HelloWorks-service, een eenvoudige manier om complexe workflows te voltooien door middel van documentautomatisering en geïntegreerde elektronische handtekeningservices. We hebben ook Application Programming Interfaces (API's) waarmee je naadloze ingesloten automatiseringsservices voor elektronische handtekeningen of workflows kunt inbouwen in je website, toepassing en andere eigendommen. Ten slotte levert HelloSign ook een elektronische faxservice, met de mogelijkheid om via onze HelloFax-service faxen zonder een traditionele faxapparaat te uploaden, weer te geven, af te leveren en te ontvangen.


1. Informatie die we verzamelen

Informatie die jij ons verstrekt. Wanneer je je registreert voor of gebruikmaakt van de HelloSign-services, verzamelen we door jou verstrekte persoonlijke informatie. Wanneer je bijvoorbeeld een HelloSign-account maakt, kun je ons je naam, accountnaam, alias, arbeidsgerelateerde informatie (voor zover je een zakelijk account van een werkgever gebruikt), e-mailadres en een wachtwoord, je telefoonnummer, je adres en een elektronische afbeelding van je handtekening ("Accountgegevens") verschaffen.

Je kunt ons persoonlijke informatie over andere personen verstrekken wanneer je onze Service gebruikt, zoals wanneer je een handtekeningaanvraag/workflowtransactie verzendt of ontvangt, informatie over dergelijke transacties deelt of anderen vraagt om documenten elektronisch te ondertekenen ("Je inhoud"). Je kunt ons ook toegang verlenen tot je contactpersonen ("Contactpersonen"), waardoor je bepaalde activiteiten eenvoudiger kunt uitvoeren, zoals het delen van en samenwerken met anderen, het verzenden van berichten en het uitnodigen van anderen om de Services te gebruiken. De informatie van Contactpersonen kan persoonlijke informatie bevatten, zoals een echte naam, alias of e-mailadres. Als je je contactpersonen met ons deelt, slaan we die contactpersonen op onze servers op zodat je ze kunt gebruiken.

Informatie die wij automatisch verzamelen. We verzamelen informatie over hoe je de Services gebruikt, inclusief de activiteiten in je account (zoals het delen, bewerken, weergeven, aanmaken en ondertekenen van documenten) ("Gebruiksinformatie"). We gebruiken deze informatie om onze Services te leveren, te verbeteren en te promoten en HelloSign-gebruikers te beschermen. We verzamelen ook gegevens vanaf en over de apparaten die je gebruikt voor toegang tot onze Services. Dit zijn onder meer het IP-adres, unieke persoonlijke identificatiegegevens of online identificatiegegevens, het type browser en apparaat dat je gebruikt, de webpagina die je hebt bezocht voordat je naar onze websites ging en bepaalde ID's die bij je apparaten horen ("Apparaatinformatie"). Afhankelijk van de instellingen kunnen apparaten ook locatiegegevens doorgeven aan onze Services. We gebruiken deze apparaatgegevens bijvoorbeeld om misbruik op te sporen en te identificeren en bugs te verhelpen.

Informatie die we van derden verzamelen. We kunnen aanvullende informatie over jou van derden delen en/of verzamelen, voornamelijk om ons te helpen begrijpen hoe we de services die we aanbieden kunnen onderhouden en verbeteren om je beter van dienst te kunnen zijn. We verzamelen informatie zoals je aankoop- of consumptiegeschiedenis of tendensen, inclusief producten of services die zijn gekocht, verkregen of overwogen ("Commerciële informatie"). Bijvoorbeeld:

  • Analyse: we gebruiken services zoals Google Analytics en Heap, die cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken om gebruiksgegevens te verzamelen waarmee we onze producten en services kunnen verbeteren.
  • Adverteren: we gebruiken bepaalde Google-advertentiefuncties, waaronder demografische gegevens van Google Analytics en rapportage over interesses en remarketing. Externe leveranciers, waaronder Google, kunnen de advertenties van HelloSign weergeven op sites op internet. Je kunt je hiervoor op elk moment hier (adssettings.google.com/) afmelden. Wij en externe leveranciers, waaronder Google, maken samen gebruik van eigen cookies en cookies van derden om advertenties te delen, optimaliseren en weer te geven op basis van iemands eerdere bezoeken aan onze website.
  • We werken samen met derden om onze advertenties op andere sites te beheren. Onze externe partners kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken om je advertenties aan te bieden op basis van je browseactiviteiten en interesses. Als je je wilt afmelden voor op interesses gebaseerde advertenties, klik je op http://www.aboutads.info/choices [of indien gevestigd in de Europese Unie, klik je op http://www.youronlinechoices.eu]. Houd er rekening mee dat je mogelijk generieke advertenties blijft ontvangen.
  • Mobiel: we gebruiken software voor mobiele analyse, zodat we de functionaliteit van onze mobiele software op jouw telefoon beter kunnen begrijpen. Deze software kan informatie vastleggen, zoals hoe vaak je de toepassing gebruikt, de gebeurtenissen die binnen de toepassing plaatsvinden, samengevoegd gebruik, prestatiegegevens en waarvandaan de toepassing is gedownload. We koppelen de informatie die we opslaan in de analysesoftware niet aan persoonlijke informatie die je binnen de toepassing verzendt.

Informatie die wij namens jou verzamelen en verwerken. Het gebruik van informatie die via onze service is verzameld, is beperkt tot het doel waarvoor je HelloSign hebt ingeschakeld. Wanneer je onze Services gebruikt, verwerken en slaan wij als gegevensverwerker namens jou bepaalde informatie op. Wanneer een klant bijvoorbeeld documenten uploadt ter beoordeling of ondertekening, treden wij op als gegevensverwerker en verwerken wij informatie namens de klant en in overeenstemming met de instructies van de klant. In deze situatie is de klant de verwerkingsverantwoordelijke met verantwoordelijkheid voor de meeste aspecten van de verwerking van de informatie. HelloSign erkent dat je het recht hebt op toegang tot je persoonlijke informatie. HelloSign heeft geen directe relatie met de personen waarvan het persoonsgegevens verwerkt. Een persoon die toegang zoekt of die gegevens wil corrigeren, wijzigen of verwijderen, moet zijn vragen richten aan de klanten van HelloSign (de verwerkingsverantwoordelijke). Als ons wordt gevraagd om gegevens te verwijderen, zullen we binnen een redelijke termijn reageren. Als je vragen of opmerkingen hebt over hoe informatie in deze gevallen wordt verwerkt, inclusief hoe je rechten als betrokkene kunt uitoefenen, raden we je aan contact op te nemen met de relevante klant.

Cookies en andere technologieën. We gebruiken technologieën zoals cookies en pixeltags (meer informatie hier beschikbaar: https://www.dropbox.com/terms/cookies) om onze Services te leveren, verbeteren, beschermen en promoten. Met behulp van cookies kunnen we bijvoorbeeld zorgen dat je gebruikersnaam bij je volgende bezoek wordt herinnerd, krijgen we meer inzicht in hoe je met onze Services omgaat en kunnen we onze Services op basis van deze informatie verbeteren. We kunnen ook gebruikmaken van externe serviceproviders die cookies en vergelijkbare technologieën plaatsen om HelloSign-services te promoten.

HelloSign en zijn partners gebruiken cookies of vergelijkbare technologieën om trends te analyseren, de website te beheren, de bewegingen van gebruikers op de website te volgen en demografische informatie over ons gebruikersbestand te verzamelen. Je kunt het gebruik van cookies op individueel browserniveau beheren, maar als je ervoor kiest om cookies uit te schakelen, kan dit jouw gebruik van bepaalde functies of functies op onze Website of Services beperken. Klik hier (http://www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html) om Flash-cookies te beheren.

We erkennen door de browser geïnitieerde Do Not Track-signalen niet en reageren hier niet op.

2. Hoe we jouw informatie gebruiken

We kunnen de informatie die we via onze producten verzamelen om een aantal redenen gebruiken, waaronder:

  • levering, verbetering, bescherming en promotie van onze producten en services;
  • je account(s) instellen;
  • je gegevens over je gebruik van de service sturen, ook voor aankopen of andere evenementen;
  • begrijpen hoe jij onze producten gebruikt en je ervaring aanpast;
  • je marketingcommunicatie sturen (in overeenstemming met je abonnementsvoorkeuren);
  • informatie vastleggen over je elektronische handtekeningaanvragen, workflows en andere transacties (zoals wanneer deze werden geopend, ondertekend en wanneer/waar dit plaatsvond);
  • klantenondersteuning bieden;
  • reageren op jouw vragen en verzoeken;
  • problemen met onze producten en services oplossen;
  • misbruik van de producten en services die wij aanbieden te voorkomen; en
  • andere wettige doeleinden uitvoeren waarover we onze gebruikers en klanten zullen informeren.

We kunnen de informatie die we verzamelen (of die anderszins aan ons wordt verstrekt) ook combineren door middel van samenvoeging en andere middelen om de identificatie van een bepaald individu te beperken om te helpen bij onze zakelijke doelen (zoals onderzoek en marketing).

We bieden gebruikers de mogelijkheid om enkele van onze Services gratis te gebruiken. Deze gratis Services zijn mogelijk omdat sommige gebruikers upgraden naar een van onze betaalde Services. Als je je registreert voor onze Services, kunnen we je van tijd tot tijd informatie sturen over upgrades. Gebruikers die deze marketingmaterialen ontvangen, kunnen zich op elk moment afmelden. Als je niet een bepaald type marketingmateriaal van ons wilt ontvangen, klik je op de 'unsubscribe' link in de betreffende e-mails, of neem je contact op met ons via de onderstaande contactgegevens (als je de contactgegevens gebruikt, verstrek dan je volledige naam, e-mailadres en alle andere relevante informatie die nodig kan zijn om op je verzoek te reageren). Houd er rekening mee dat een dergelijke afmelding voor marketing geen invloed heeft op transactionele of operationele kennisgevingen die we jou mogelijk moeten sturen.

Soms nemen we contact op met mensen die geen HelloSign-account hebben. Voor ontvangers in de EU vragen wij of een derde partij eerst je toestemming voordat we contact met je opnemen. Als je een e-mail ontvangt en niets meer van HelloSign wilt ontvangen, kun je via een link in de e-mail je afmelden voor informatie en jezelf verwijderen van onze lijst met contactpersonen.

Grondslagen voor de verwerking van jouw informatie. We verwerken en gebruiken de persoonlijke gegevens die hierboven worden beschreven, om je op betrouwbare en veilige manier te voorzien van de Services. We verzamelen en gebruiken ook persoonlijke gegevens voor onze legitieme zakelijke behoeften. Voor zover wij je persoonlijke gegevens voor andere doeleinden verwerken, vragen we van tevoren je toestemming of verplichten we onze partners dergelijke toestemming te verkrijgen.

Als je vragen hebt of meer informatie nodig heb over de wettelijke grondslagen voor de verwerking van je gegevens, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onder het kopje 'Contact met ons opnemen' hieronder.

3. Hoe we jouw informatie kunnen delen

Wij verkopen jouw informatie niet. We kunnen je persoonlijk identificeerbare informatie delen zoals hieronder beschreven:

  • Leveranciers en andere externe serviceproviders: we kunnen jouw informatie delen met derden die we gebruiken voor zakelijke doeleinden om ons te helpen onze Services te leveren en te ondersteunen. Deze partijen bieden services aan zoals authenticatie, facturering en incasso's, klantenondersteuning of gegevensopslag. We sluiten juridisch bindende overeenkomsten met deze externe serviceproviders die jouw persoonlijke informatie beschermen en verbieden dergelijke providers om jouw informatie voor hun eigen doeleinden te gebruiken. Deze derden (https://www.hellosign.com/subprocessors) hebben toegang tot jouw informatie om namens ons taken uit te voeren. Wij blijven verantwoordelijk voor hun verwerking van jouw informatie volgens onze instructies.
  • HelloSign heeft de afgelopen 12 maanden de volgende categorieën hierboven beschreven persoonlijke informatie verzameld en bekendgemaakt  aan leveranciers en externe serviceproviders:
  • Accountgegevens: bevat je identificerende informatie, zoals je echte naam, alias, unieke persoonlijke ID of online ID, en het kan andere persoonlijke informatie bevatten zoals je postadres, internetprotocoladres, e-mailadres, accountnaam of vergelijkbare identificatiegegevens.
  • Commerciële informatie: zoals je aankoop- of consumptiegeschiedenis of tendensen, inclusief producten of services die zijn gekocht, verkregen of overwogen.
  • Je inhoud: wat jij en jouw gebruikers besluiten in te voeren in de velden op de formulieren van HelloSign en HelloWorks die je maakt en/of invult.
  • Contactpersonen: bevat identificerende informatie over contactpersonen die je hebt gekozen om ons toegang toe te geven, zoals een echte naam, alias of e-mailadres.
  • Gebruiksinformatie: bevat informatie over jouw gebruik van de Services. Omdat HelloSign online services aanbiedt, kan dit informatie over internet of andere elektronische netwerkactiviteiten omvatten, zoals informatie over jouw interactie met websites, toepassingen of advertenties.
  • Apparaatinformatie: informatie over de specifieke apparaten die je gebruikt om toegang te krijgen tot de Services, waaronder Gebruiksinformatie of apparaatspecifieke informatie, zoals een online identificatie of internetprotocoladres of geolocatiegegevens.
  • Cookies en andere technologieën: technologieën zoals cookies en pixeltags. Deze technologieën kunnen leiden tot het verzamelen van online identificatiegegevens, internetprotocoladressen of andere vergelijkbare identificatiegegevens, en Gebruiksinformatie.
  • Andere Dropbox-bedrijven: HelloSign deelt infrastructuur, systemen en technologie met andere bedrijven die eigendom zijn van of beheerd worden door Dropbox, Inc. ("Dropbox-bedrijven") om services van Dropbox-bedrijven te leveren, verbeteren, beschermen en promoten. Wij verwerken je gegevens in deze Dropbox-bedrijven voor deze doeleinden als is toegestaan volgens de wet en in overeenstemming met hun voorwaarden en beleid.
  • Naleving van wetten, veiligheid, beveiliging en zakelijke transacties: we kunnen jouw informatie aan derden bekendmaken als we vaststellen dat een dergelijke openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om: (a) te voldoen aan toepasselijke wetgeving, regelgeving, juridische procedures of passende overheidsverzoeken; (b) een persoon te beschermen tegen de dood of ernstig lichamelijk letsel; (c) fraude of misbruik van HelloSign of onze gebruikers te voorkomen; (d) de rechten, eigendommen, veiligheid of belangen van HelloSign te beschermen; of (e) een taak uit te voeren die in het algemeen belang wordt uitgevoerd.
  • Aan andere personen met jouw toestemming (bijv. het voldoen aan je fax- of handtekeningaanvragen).
  • Andere gebruikers: onze Services geven informatie weer, zoals je naam, profielfoto, apparaat, e-mailadres en gebruiksinformatie aan andere gebruikers met wie je samenwerkt of met wie je hebt gekozen te delen. Wanneer je een HelloSign-account registreert met een e-mailadres in een domein van je werkgever of een organisatie, kunnen we collega's en beheerders helpen jou en je team te vinden door enkele van je basisgegevens, zoals je naam, teamnaam, profielfoto en e-mailadres, zichtbaar te maken voor andere gebruikers in hetzelfde domein. Hierdoor kunnen we teams laten zien waarvan je lid kunt worden en andere gebruikers helpen bestanden en mappen met je te delen.
  • Als je ervoor kiest om je voor updates of marketing van HelloSign aan te melden, sturen we je een e-mail met updates en aanbiedingen of informeren we je over andere services en functies.

4. Bewaring van informatie

We bewaren je persoonlijke gegevens gedurende de periode die nodig is om de doeleinden te vervullen die in dit Privacybeleid staan uiteengezet, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is om juridische, fiscale of regelgevende redenen, of voor andere wettige doeleinden.

Wanneer we geen doorlopende legitieme zakelijke noodzaak hebben om je persoonlijke gegevens te verwerken, zullen we deze verwijderen of anonimiseren of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat je persoonlijke gegevens zijn opgeslagen in back-uparchieven), zullen we je persoonlijke informatie veilig opslaan en deze van verdere verwerking isoleren totdat verwijdering mogelijk is.

5. Hoe we jouw informatie beschermen

De beveiliging van jouw persoonlijke informatie is belangrijk voor ons. We volgen algemeen aanvaarde normen om de aan ons verstrekte persoonlijke informatie te beschermen, zowel tijdens verzending als na ontvangst. Als je vragen hebt over de beveiliging van je persoonlijke gegevens, kun je contact met ons opnemen via legal@hellosign.com.

6. Jouw keuzes over je informatie

Op jouw schriftelijke verzoek (waarvoor e-mail voldoende is), zal HelloSign jou informeren of we je persoonlijke informatie bewaren, het zakelijke of commerciële doel voor de verzameling ervan, de soorten bronnen waar we die van hebben gekregen en de soorten derde partijen waarmee we deze hebben uitgewisseld. Je kunt een verzoek om toegang tot gegevens indienen, verzoeken dat je persoonlijke gegevens worden verwijderd of bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonlijke gegevens door je aan te melden op je account of door contact met ons op te nemen via de onderstaande contactgegevens. We zullen binnen een redelijke termijn op je verzoek reageren. We zullen je niet discrimineren voor het uitoefenen van deze rechten.

7. Privacy van kinderen

Deze site en onze Services zijn niet bedoeld voor gebruik door, of gericht op, minderjarigen. We verzamelen of vragen niet bewust naar informatie van minderjarigen. We staan niet bewust toe dat minderjarigen onze Services gebruiken. Elke persoon die zijn informatie aan HelloSign verstrekt via de accountaanmeldingspagina voor nieuwe klanten, de registratiepagina of een ander deel van de HelloSign-site, verklaart tegenover HelloSign meerderjarig te zijn (18 jaar of ouder of anderszins meerderjarig in jouw woongebied) en bevoegd te zijn om met deze voorwaarden akkoord te gaan. We zullen alle informatie verwijderen waarvan we ontdekken dat deze is verzameld van een minderjarige zonder toestemming van ouders of wettelijke voogden. Neem contact met ons op via de onderstaande contactgegevens als je denkt dat je mogelijk zonder toestemming van ouders of wettelijke voogden informatie over een minderjarige aan HelloSign hebt verstrekt.

8. WAAR WE JOUW INFORMATIE KUNNEN BEWAREN, VERWERKEN OF NAARTOE KUNNEN VERZENDEN

Algemeen. Door gebruik te maken van de HelloSign-services erken je en ga je ermee akkoord dat: (i) je informatie wordt verwerkt zoals beschreven in dit Privacybeleid; en (ii) stem je ermee in dat je informatie wordt overgedragen aan ons en onze faciliteiten in de Verenigde Staten of elders, inclusief die van derden zoals beschreven in dit Privacybeleid.

Wereldwijd. Voor de levering van de Services kunnen we gegevens opslaan, verwerken en doorsturen in de Verenigde Staten en op andere locaties over de hele wereld, ook op locaties buiten je eigen land. Gegevens kunnen ook lokaal worden opgeslagen op de apparaten die je gebruikt om toegang te krijgen tot de Services.

Gegevensoverdrachten.HelloSign baseert zich voor de overdracht van gegevens uit de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland op verschillende wettelijke instrumenten, zoals contracten met onze klanten en partners, standaardcontractbepalingen, en adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie over bepaalde landen, voor zover van toepassing.

Het Amerikaans-Europese Privacy Shield en het Amerikaans-Zwitserse Privacy Shield. HelloSign voldoet aan de Amerikaans-Europese en Amerikaans-Zwitserse Privacy Shield Frameworks zoals omschreven door het Amerikaanse Department of Commerce, inzake het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonsgegevens die van de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland worden overgebracht naar de Verenigde Staten, alhoewel HelloSign niet uitgaat van de Amerikaans-Europese en Amerikaans-Zwitserse Privacy Shield Frameworks als wettelijke basis voor de overdracht van persoonsgegevens gebruikt. HelloSign heeft aan de Department of Commerce verklaard dat het zich houdt aan de Privacy Shield Principles met betrekking tot dergelijke gegevens. Ga voor meer informatie over het Privacy Shield naar www.privacyshield.gov.

De Amerikaanse Federal Trade Commission houdt toezicht op HelloSign. JAMS is de onafhankelijke organisatie in de Verenigde Staten die verantwoordelijk is voor het beoordelen en oplossen van klachten over onze naleving van het Privacy Shield. Dit kost jou niks. We verzoeken je om een dergelijke klacht eerst bij ons in te dienen via legal@hellosign.com. Als je niet tevreden bent over onze reactie, kun je op www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield. contact opnemen met JAMS. In het geval dat je problemen ook niet door JAMS worden opgelost, kun je mogelijk aanspraak maken op een bindende arbitrage in overeenkomst met het Privacy Shield en de bijbehorende grondbeginselen.

Onze EER-vertegenwoordiger.  Dropbox International is aangesteld als vertegenwoordiger van HelloSign in de EER voor gegevensbeschermingsaangelegenheden, overeenkomstig artikel 27 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie. Met Dropbox International kan contact worden opgenomen over zaken die verband houden met de verwerking van Persoonsgegevens. Neem voor dat soort vragen contact op met Dropbox International door een e-mail te sturen naar privacy@dropbox.com. Als je vraag niet kan worden beantwoord, heb je het recht om contact op te nemen met een lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

9. Wijzigingen in dit beleid

Als we ons privacybeleid en onze procedures wezenlijk wijzigen, zullen we die wijzigingen publiceren om je op de hoogte te houden van welke informatie we verzamelen, hoe we deze gebruiken en onder welke omstandigheden we deze kunnen vrijgeven. Wijzigingen in dit Privacybeleid zijn van kracht wanneer ze op deze pagina worden geplaatst. Wanneer we het beleid op een wezenlijke manier wijzigen, werken we de 'ingangsdatum' bovenaan deze pagina bij en kunnen we je ook op de hoogte stellen van de wijziging via e-mail of een andere prominente kennisgeving op deze site of de Service.

10. Hoe je contact met ons kunt opnemen

Voor vragen of opmerkingen over het verzamelen, gebruiken of openbaar maken van jouw informatie, kun je contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar legal@hellosign.com.